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河北省沧州市编办开启机构编制档案数字化管理新模式
时间:2018-06-14              

  河北省沧州市编办立足为新时代机构编制改革打好决策基础,做好数据支撑,重点完善机构编制档案管理,对纸质档案规范化,对电子档案数据化,优化档案管理服务,使档案管理成为机构编制发展可查、可鉴、可用的档案资产,更好地服务于机构编制管理和改革大局。

  一是完善纸质档案,确保应存尽存。全面系统地梳理机构编制设立调整文件,梳理单位人员出入编文件,完善机构编制档案管理台帐,对资料类历史文件按照单位名称进行分类存档;按照时间顺序制定台账目录索引,并装订成册,对文件档案进行统一管理,达到“材料齐全、内容完整、版式统一、编号统一”;加强对重点工作、重要活动资料的收集整理,特别重视相关机构编制政策演变的照片、影像资料等特殊载体的收集保管,确保机构编制档案应存尽存。

  二是建立数据档案,实现快捷高效。将所有纸质文件进行电子扫描,录入沧州市公文管理系统,上传存入专用电脑,实行纸质和电子双向备份,建立完善的检索系统,为日常使用档案工作提供便利。与实名制管理平台相结合,全面完成文件信息扫描分类录入工作,记录各部门单位的机构、编制、经费形式、领导职数等数据信息,接续历史沿革,确保机构编制档案实现检索快捷、备份同步、易于保存、方便高效。

  三是创新档案管理,提供优质服务。建立依托“文件管理系统+实名制管理平台+纸质档案支撑”的档案管理模式,以实用性为导向,充分利用档案资源,切实解决档案材料分类复杂、档案难查、档案利用率不高等问题。打破“孤本”限制。不再拘泥于传统纸质档案的模式,避免了复制、转移的繁琐,可同时提供多个需求,有效实现资源共享。变不同地域、不同空间传阅成为可能。可以利用互联网进行传输,拓展档案等使用空间,缩短传送时间。促进服务水平提升。数字化档案通过互联网、政务网进行检索、阅读,在节约保管费用、空间的同时,还对提升服务部门和服务社会的水平有积极促进作用,也是档案管理价值的体现。


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